Электронный документооборот: плюсы и минусы

Электронный документооборот становится все более востребованным у компаний разных размеров. Они видят много причин, по которым стоит перейти на ЭДО, хотя у него есть и определенные недостатки. Рассмотрим плюсы и минусы ЭДО, которые следует знать всем, интересующимся его внедрением.

Три причины внедрить ЭДО

Действительно, есть плюсы. которые точно стоят упоминания:

• это очень быстро. Даже если пересылать документы в другой город, это не будет быстрее отправки их по сети интернет. Компании очень часто рискуют потерять клиентов как раз из-за рутины с документами - и чтобы этого не произошло, они делают выбор в пользу электронного документооборота;
  
• это безопасно. Дело в том, что электронную подпись и документы, которые подписаны с ее помощью, затруднительно подделать. Само собой, стопроцентную гарантию безопасности не даст никто, но все же она выше, чем у обычных бумажных документов;
  
• это просто. Если отправлять документы посредством сервиса, то все будет максимально просто и дешево.
  

Также на вопрос, нужно ли распечатывать документы ЭДО ответ однозначный – нет.

Но, естественно, есть и минусы, о которых нельзя не упомянуть.

Почему ЭДО еще не внедрили повсеместно

Если посмотреть на внушительный список преимуществ, это и правда кажется удивительным, но на самом деле никакого особенного секрета нет. Точнее, он кроется в недостатках, которые все же есть у этого сервиса.

Например, внедрять электронный документооборот - это удовольствие достаточно дорогое для того, чтобы пользователи несколько раз задумались. Тарифы на ЭДО начинаются от нескольких тысяч рублей и только растут по мере повышения запросов, а платить их придется ежегодно. Однако, если подсчитать выгоду, в конце концов, электронный документооборот все равно выйдет дешевле, в чем нет ничего удивительного.

Для некоторых сотрудников переход на ЭДО может оказаться непривычным - кажется, что это неудобно и предыдущий формат работы был лучше. Однако нужно сразу определиться с тем, что это заблуждение и просто дело привычки.

Самое неудобное - это то, что для обмена документами нужно, чтобы сервисы были одинаковыми или похожими. Если контрагент не хочет устанавливать себе такой сервис, это действительно может стать проблемой. Впрочем, справедливости ради надо отметить, что компаний, которые не перешли на ЭДО, становится все меньше.

Потому выполнять или нет переход на электронный документооборот - это важный вопрос, который каждая компания решает самостоятельно. Следует хорошо взвесить все плюсы и минусы.