Как организовать телефонную линию в офисе

Несмотря на повсеместное распространение интернет-коммуникаций, телефон остается ключевым каналом для делового общения. Поэтому важно организовать корпоративную связь, подобрав оптимальный вариант для компании.

Ценность корпоративной телефонии для бизнеса

Если будет внедрена телефонная линия в офис, то это позволит решить широкий спектр задач:

1. Поддерживать постоянную связь как с сотрудниками, так и с клиентами, партнерами и поставщиками.
2. Оперативно обмениваться информацией и быстро решать текущие вопросы.
3. Создать положительный имидж компании благодаря качественному и быстрому обслуживанию.
4. Контролировать и детально анализировать все звонки, чтобы оптимизировать продажи и бизнес-процессы.
5. Настраивать переадресацию, голосовую почту, автоинформатор и другие полезные функции, чтобы автоматизировать рутинные операции и освободить время сотрудников для более важных задач.
6. Защищать конфиденциальность разговоров.

Также для повышения эффективности работы отдела продаж и качества обслуживания можно интегрировать телефонию с CRM-системами. Важно лишь предварительно уточнить у провайдера, позволяет ли он это сделать при подключении корпоративной телефонной линии.

Основные модели организации офисной телефонии

Выбор конкретного решения зависит от масштабов, задач и бюджета компании. На практике распространены несколько подходов.

Традиционная проводная связь (АТС)

Классический вариант с использованием аналоговых телефонных аппаратов, подключенных по кабелю. Главные плюсы — высокая надежность и качество звука. К минусам относят необходимость сложной прокладки линий, установки громоздкого оборудования, а также высокие затраты и сложности при модернизации или расширении системы.

Мобильные решения

Использование сотовой связи для рабочих нужд — скорее временное решение, ведь стоимость звонков может быть высокой, особенно если нужно связаться с кем-либо в другом городе или стране.

IP-телефония

Современная технология, передающая голосовые данные через интернет. Телефонные аппараты подключаются к сети, что значительно сокращает расходы на связь и дает сотрудникам свободу работать из любой точки с интернетом.

Гибридные (комбинированные) системы

Некоторые организации совмещают разные технологии для максимальной гибкости. К примеру, внутренние звонки могут идти через стационарные аппараты, а внешние — через IP-каналы. Однако очевидные преимущества IP-телефонии приводят к тому, что все больше компаний полностью отказываются от аналоговых и мобильных схем в ее пользу.

Ключевые выгоды IP-телефонии для компании

Многие останавливаются именно на этом варианте, так как он позволяет существенно экономить как на междугородних, так и на международных звонках. При этом обеспечивается полная географическая независимость: для работы подойдет любое место с доступом в сеть. Кроме того, можно легко интегрировать такую линию с бизнес-сервисами, к примеру, с CRM, электронной почтой и др.

Также можно настраивать по своему усмотрению голосовую почту, автоответчик, интеллектуальную маршрутизацию звонков.

Как внедрить IP-телефонию в свою компанию

Подключение виртуальной АТС — простой и быстрый процесс. Главное — выбрать надежного поставщика услуг, затем позвонить по нужному номеру телефона или оставить заявку на сайте для обратной связи. Сотрудники обычно связываются с клиентами в кратчайшие сроки и уточняют все нюансы.

Выполнить базовые настройки системы можно в личном кабинете выбранного провайдера. Весь процесс занимает в среднем около 10 минут.